報告するとなぜか怒ってるように見えるんだよねぇ
だから、報告する前ってドキドキするんだよね
報告上手になってストレスフリーになりたい
上司に質問された時や、あなたの方から何かを報告した時こんなこと言われませんか？
まぁこの場合、上司の言い方もまずいんですけど、じつはこの原因をつくってるのはあなたの報告の仕方かもしれません。
報告の仕方を間違えると上司をイラっとさせたり怒らせちゃうこともあるので正しい報告の仕方を覚えましょう。
これは知っておかないとガチで損します。なので、全人類必見の内容です。
この記事でわかること
- 上司をイライラさせない報告のコツ
- 上司ウケがいい部下になるコツ
- 頑張っても報われない時もある
ボクは今現在中間管理職として働いており、上司の立場でもあり部下の立場でもあります。報告するし、報告されます。
実際に多くの人が使っている方法で、尚且つボクが実践して効果があった方法や、報告されて「こいつやるな」って思ったことなのでかなり有益なはず。
上司をイライラさせない報告のコツ
上司をイライラさせない報告のコツはこれ。
PREP法を使うこと
以下のツイートを見てください。
【伝える時はPREP法で】
1.結論
2.理由
3.具体例
4.再度、結論人にものを伝えるときはこの伝え方でいこう！
結論を最後に持ってくる人多いけど、マジで何が一番言いたいことかわかんない
理由と具体例で結論に説得力を持たせるもの
結論は最初と最後！←これ大事
— ももとら@介護主任 (@momotora1173) October 7, 2020
2.理由
3.具体例
4.再度、結論人にものを伝えるときはこの伝え方でいこう！結論を最後に持ってくる人多いけど、マジで何が一番言いたいことかわかんない
理由と具体例で結論に説得力を持たせるもの結論は最初と最後！←これ大事
これで報告の際に上司をイラっとさせることが激減します。
理由は簡単で、上司の知りたいことが真っ先にわかるからです。なので、上司をイライラさせずに報告するならPREP法を使ってみてください。
マジでそれくらい上司の反応が劇的に変化しますよ。
以下で、PREP法を深掘りして実際に使えるレベルまでもっていきましょう。
PREP法とは…
さっきのツイートのとおりなんですけど、PREP法は下記。
PREP法は主にビジネスシーンで用いられる文章構成方法であり、簡潔かつ説得力のある文章を作成する際に用いられる。
PREP法における「PREP」とは以下の
P＝Point（結論）
R＝Reason（理由）
E＝Example（事例、具体例）
P＝Point（結論を繰り返す）
の頭文字を取っている。最初に結論を伝え、次にその理由を説明、事例で理由を補強し、最後に結論を再度提示するストーリーを展開する。
文章構成方法とあるけど、何かを伝えるという意味では文章も口頭も変わりません。
実際プレゼンなんかでもめっちゃ使われてるし、ボクも会議やプレゼンではめっちゃ使ってます。
なぜかというと、ボクが聞き手だったら真っ先に知りたいことを話してほしいから。
たぶんみんなそうだと思います。
じつは、このブログのほとんどの記事でPREP法使ってます。
Twitterでも内容によるんですが、めっちゃ意識して使ってます。それくらい世界はPREP法で溢れかえってます。
世界が認めるのには理由がある…（理由と書いてワケと読む）
明日からガンガン使いましょう。
報告内容によって伝え方も変わる
PREP法はめっちゃ簡単に伝えやすい方法なんですが、時と場合によってちょっとアレンジしながら使っていくのがおすすめです。
シチュエーションごとに、必要な情報や不必要な情報があるからです。
上司に勤務を聞かれたとき（失敗例）
明日は休み？
【結論】
はい。休みです。
【理由】
なぜかというと、シフト表にそう表記されてるからです。
【具体例】
例えば、休みの表記なのに出勤したらおかしいですよね？
【再度、結論】
だから、明日は休みます。
ネタとしては面白いかもだけど、超絶面倒くさいヤツですよね。
理由や背景が明らかな場合は結論だけで十分です。
プレゼンの場合（成功例）
【結論（主張）】
記録のデジタル化を進めていきましょう。
【理由】
なぜかというと、アナログ記録で時間外勤務が発生しているからです。
【具体例】
例えば、タブレットを導入し効率化することで時間外勤務がなくなれば、人件費削減につながりますよね？
【反論への回答】
PC操作ができない人がいるって懸念もありますが、それに対してはフリック入力や音声入力に対応しているタブレットの導入で解決できます。
【再度、結論】以上のことから、タブレット導入し記録のデジタル化を進めていくことが最善だと考えています。
これは、PREP法にもう一つ【反論への回答を加えてます。
おそらく、プレゼン終了後にくるであろう質問や反論に対する答えをあらかじめ伝えておくことで、より説得力が増します。
ちなみに上記は実際に記録用タブレットを導入する時に、理事長にプレゼンした時の一部です。
ほんとはもっと具体的な数字だしてもっと説得力を持たせました。
これで、約150万のシステム導入できたので効果的なのが実証できました。
結論、PREP法もアレンジして状況に合わせた伝え方にすればもっと効果的ってことです。
上司ウケがいい部下になるコツ
もっと効果をあげようと思ったら、上司ウケのいい部下になること。つまり、好感度を上げておくことがおすすめです。
そして好感度は努力でどうにかできることが多いってことを知っておきましょう。
好感度が高い人の特徴
- 清潔感がある
- 笑顔で接する
- はっきりした声で話す
- 姿勢がいい
ざっくりこんな感じだけど、どれもできそうじゃないですか？
逆の立場で考えてみてください。
やっぱりこういう人には好感持てますよね？
なので、相手が好感を持ちやすい自分に変えること。
これはあなたの努力次第でいくらでも変えられますし、何なら今からでも変えれます。
好感度は承諾率にも影響する
頭の中で思い浮かべてみてください。
あなたが嫌ってる人に何か頼まれた時と、あなたが好きな人に何かを頼まれた時を比べたらどうですか？
同じ内容の頼まれごとをされたとしても、承諾するかどうかの判断は変わってきませんか？
あの人の言うことは聞いて、なんで私の言うことは聞いてくれないの？
こんな経験ありますよね？ボクはめっちゃありますよ。
これも好感度の違いが影響してます。
結局人間って感情で動く生き物なんですよね。
何を頼まれるかだけでなく、誰に頼まれるかということが大きな判断材料になるってことです。
だったら、好感度はあげておいて損することは絶対ありません。
ガンガン好感度を上げていきましょう。
※好感度を上げるのにだれでも簡単にできるザイアンスの法則っていう心理効果もあります。下記の記事で詳しく解説してるのでこちらの記事も参考にしてみてください。
ザイアンスの法則で介護職を人間関係の失敗から守れます【超簡単です】
上司ウケが悪い人の特徴
どんな人が嫌われるんだろう？
上司からのウケが悪い人の特徴が下記の5つなんですが、「大きく嫌われない」ことが好感度を上げるのに直結してくるので知っておくのが大事です。
上司ウケが悪い人の特徴5つ
- 元気がない
- やる気がない
- 頼りない
- 反応がわかりづらい
- 素直じゃない
この辺りを押さえておけば極端に嫌われることはないです。
「なんかあいついいな」って思わせるには、まずは上記の反対をやっていくことが必須ですね。
反論：媚びるのは絶対に嫌だ
「媚びるのは嫌だ」という人もいるでしょうが、普段から職場でいい人間関係を保っておく重要性は理解しておきましょう。
上記を実践しているあなたが上司からの好感度を上げる行為は「媚びを売る」とは違います。
「媚びを売る」の何の努力もせずに、ただ機嫌を取って取り入ろうとする人のことです。
努力している人が好かれるのは、努力の成果です。
評価された結果なので胸を張ってOKです。
頑張っても報われない時もある
これだけ頑張っても報われないケースもあります。
それは、頑張ってるあなたを認めるどころか「出る杭は打つ」のスタンスであなたを攻撃してくるブラック上司に当たった場合です。
こういう人は関わらないほうがいいし、そもそもその職場に未来はないかもです。
なので、あなたのとるべき行動は下記のとおりです。
- 部署替えを希望する
- 上司を飛ばすように仕向ける
- 転職する
このいずれかだと思います。耐えるのはおすすめしません。
あなたの心が壊れます。
心が壊れた時には正常な判断もできなくなるので、元気な時に先のことを考えておくのは必要です。
まとめ
だらだら書いちゃったので、まとめておきます。
この記事のまとめ
- 上司をイライラさせない報告のコツはPREP法を使うこと
- 好感度を上げて上司受けのいい部下になるコツ
- 報われないときの行動を考えておこう
まずは結論を伝えましょう。それが上司が一番欲しい答えだから…
これで、上司のイライラを解消してあげられます。
そして焼肉＆ビールをおごらせましょう。
乾杯🍻
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